云南省贸促会简报 第16期

中国 – 南亚商务理事会秘书处

中国 – 南亚商务论坛秘书处

中国国际贸易促进委员会云南省分会                  2013年6月24日

第八届中国南亚商务论坛接待工作简报

在第八届中国南亚商务论坛指挥部的有力领导下,论坛接待组成员全力以赴，积极主动，团结协作，相互补台，细致周到，勤奋工作，以饱满的热情、务实的态度、扎实的作风，认真搞好参会嘉宾接机、食宿、注册、转场、安全保卫等后勤保障工作，圆满完成了本届论坛接待工作任务，现将有关情况总结如下：

一、精心准备，强化责任。接待组9名成员确定后，及时制定了接待工作方案，细化分工、落实责任。根据需要，成立了机场迎送、车辆调配、综合协调等3个小组，明确了各小组的负责人和工作职责。机场迎送组主要负责参会嘉宾机场接送和机场到食宿地的安全；车辆调配组主要负责参会嘉宾车辆保障和转场；综合协调组主要负责协调安排会领导重大活动、嘉宾食宿、注册、资料和礼品发放等工作。各小组按照接待工作总体方案的要求,进一步落实每一个环节的具体工作,分兵把口,在会议开始前，做了大量的准备工作，确保了机场迎送、活动安排、会务接待等各项工作有章可循、衔接流畅、有序开展。接送机小组与机场集团、边防武警、海关、检验检疫、机场护卫部、机场公安等部门进行对接和沟通，积极为参会嘉宾抵离机场提供良好的服务环境，做到机场迎送周到有序、安全顺畅。车辆调配组先后与昆明神霆汽车租赁有限公司、云南海外国际旅行社有限公司、昆明风情国际旅游（集团）有限公司、昆明中北交通旅游集团有限责任公司、昆明中北汽车租赁有限公司等5家单位取得联系，本着长期合作的态度，分别与5家公司讨价还价，通过比对，昆明风情国际旅游（集团）有限公司有价格和服务方面的优势，按照“货比三家”的原则，最终选定该公司作为车辆保障单位，并及时签订车辆租赁合同，尤其是明确了车辆租赁公司的安全责任。综合保障组及时联系宾馆和有关单位，统筹安排好住房、用餐、会场、礼品等后勤服务工作。

二、加强协作，狠抓落实。接待组在姚副巡视员的具体领导下,认真搞好与各小组的协调服务工作,加强对各小组接待工作执行情况的督查检查,做好接待的相关指导和落实工作，确保各项接待细节落到实处。接待组成员树立起全局一盘棋的思想,增强大局意识,加强沟通与协作,积极主动与论坛、展览组、南博会筹备工作领导小组、省公安厅等部门保持联系协调，及时收集和处理反馈信息，注重细节服务，使接待服务顺畅有序。针对参会人数多、用车量大，如果管理不严、调配不力，容易造成车辆租赁资金浪费的问题，采取“货比三家”选定车辆租赁公司，最大限度降低车辆租赁成本，根据每天参加会议的人数和日程安排，合理调配车辆数量和车型，确保车辆的充分利用。本届论坛参会嘉宾总人数467名，其中外宾350名，国内嘉宾117名，接待用车120台次，车辆租金开支13多万元，与去年相比，在参会人数增多、转场任务加重、接送机往返距离变长的情况下，车辆租金反而下降2万多元，这主要是加强了对车辆租赁的严格管理和合理调配，大幅度提高了车辆使用效率。针对会期相关活动多、人数多、嘉宾转场次数多且活动安排紧凑的特点，主动与省公安厅进行协调联系，申请了一台开道警车，动员志愿者分组催促嘉宾按时乘车，并安排专门车辆扫尾接送没有及时乘车的嘉宾。组了1780人次的嘉宾进行了9次转场，由于组织严密，没有出现误时误事的现象，确保了南博会晚宴、文艺演出、南博会开幕式、主题论坛、晨农集团基地考察等重大活动的顺利开展。针对有关活动安排反复变动、南博会票证管理严格、嘉宾客情变数大，给接待保障工作带来一定困难的实际，坚持把接待工作做细,做实，确保接待工作不出纰漏。南博会安检部门要求，副部级以上官员进南博会开幕式现场，所乘专用车辆必须有带“S”的特殊标识，在南博会开幕式前一天晚上，接待组了解到贸促总会于副会长的专用车车证没有带“S”的特殊标识（意味着不能按规定的线路进入开幕式场地），我们及时与论坛组领导联系，在谭部长的亲自协调下，直到凌晨一点才借用到一个带“S”的特殊标识。正是由于注重细节，避免了工作上的重大失误。针对接待工作标准高、要求严、任务重、人员少的特点，根据个人能力性格等特长，合理确定每个人的工作岗位，充分发挥个人潜能，并注重发挥志愿者在翻译方面的特长，为外宾参展参会提供良好和优质的服务，确保接待工作的高质量和高水平。在南博会开幕式现场，有一位孟加拉嘉宾由于过度疲劳，引起低血压、低血糖而导致昏迷，志愿者及时拨打120求救电话，将病人送到医院，由于处理方法得当，抢救及时，不但没有影响开幕式的氛围，也没有出现任何意外，我们的接待服务工作也得到了外宾的一致称赞和好评。针对论坛接待费用支出大，在车辆租赁、餐饮、住宿等环节存在廉政风险防控点的特点，一方面与车辆租赁公司、宾馆、饭店等经营单位讨价还价，提高会议资金使用效率；另一方面，安排两人以上与有关经营单位进行洽谈，每天对车辆的使用、人员就餐进行登记，由有关负责人签字后进行确认，搞好相互监督，防止虚报冒领和消极腐败现象发生，确保廉洁办展、干净办会。

三、任劳任怨，尽心尽力。在论坛期间，接待组的同志坚守岗位，每日加班加点工作，有时甚至加班到凌晨，每个人都勤恳敬业，自觉克服困难，以高度的责任心和忘我的工作精神，投入到接待活动中去，展现了良好的自身素质和敬业精神，为首届南博会和第八届中国南亚商务论坛的成功举办做出了很好的成绩。许贤芳同志负责参会嘉宾和志愿者的饮食服务工作，工作任务繁重，她小孩不到半岁，还在哺乳期，无论是论坛准备还是举办期间，她每天晚上都要工作到10点以后才能回家，毫无怨言，表现出以工作为重、顾全大局和爱岗敬业精神。龙蝶同志负责会议注册、资料和礼品发放工作，还要处理在论坛期间为企业开出证认证业务工作，工作任务非常重，期间，她皮肤出现过敏反应，多处出现红肿，又痛又痒，她没有请假提出看病治疗，而是坚守岗位，带病坚持工作，直到会议结束，才去医院输液治疗，表现出了很强的吃苦耐劳和无私奉献的精神。其他同志也在各自的工作岗位上，认真履行职责，表现出很强的工作责任心和雷厉风行的优良作风，充分发挥主观能动性，想方设法完成各项接待工作任务。

本届中国南亚商务论坛各项接待工作虽然圆满完成，但对照会领导关于接待工作无小事，要做细、要做实的指示要求，我们感到接待工作中还存在一些不足之处。一是嘉宾住宿地佳华酒店外边场地狭小，我们车队人员多、车子多，350多名嘉宾，只有10多分钟的上车时间，由于许多外宾时间观念不强，以至出现最后一台车没有及时跟上车队，导致参加南博会开幕式的少部分嘉宾没有按规定的线路统一进入场地，而是从其它线路进入开幕式场地，给我们的转场工作带来一定被动。二是由于参加有关活动的嘉宾人数反复变动、外宾抵离机场时间难以及时确定，有的经常更改航班，给我们准确制定接送机和转场车辆保障预案带来很大困难，使用车辆难以达到饱和状态，致使个别车辆在执行任务的过程中，处于放空的状态。在以后的中国南亚商务论坛接待保障中，我们要进一步加强与各部门的沟通、衔接，有新的变动情况及时对接，科学制定车辆、食宿、安全保卫保障预案，更好的做好接送机、嘉宾转场、举办宴会等各环节的接待保障工作。